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如何利用信息系统提高管理仓库水平
来源: | 作者:冠唐科技 | 发布时间: 2022-12-28 | 1596 次浏览 | 分享到:

绝大多数企业都有完善的物资管理和申领制度,但物资账面清晰、数量准确仅仅是最基础的要求,很多企业中,仓库管理手段仍然比较传统,员工停留在“记账式”管理和月底固定的报表统计。


尤其是2022年由于新冠影响,很多企业都感到由于人员交流不顺畅,给依赖于人员现场沟通模式的办公方式带来很大的挑战。这其中,物资的申领,发放,使用是企业正常运转的基础。


随着未来人员异地办公,手机访问的需求增加,很多管理者都提出转变仓库管理思路应对企业管理的需要。本文我们就一起讨论可以通过信息系统如何提升仓库管理能力:

 

核心可以理解为这3点:(1)利用信息化工具,提高仓库物资的收集、共享、整合能力;(2)从被动记录,变为主动制定计划和规则,通过规则更好的协助指导工作开展;(3)分析不是简单的数据合计,而是找到库存物资变化趋势和重点,降低损耗和积压;


一、用好仓储系统带来的好处(基础篇)

1、如何提高效率

利用移动端可以实现仓库现场完成物品信息录入,拍照,打印二维码,执行出入库、盘点单;效率比电脑端录入更高效,同时也避免了电脑录单与现场实际执行出入库数量、品类不一致的问题。


2、信息更全面

除了物品基本信息和单据记录,结合移动化的《冠唐云仓库》系统,物品图片,出入库单、领用申请单等附件拍照上传等,均可以通过手机快速完成,信息更全面,既避免了错误的可能,也可以为后续工作中的信息核对等提供便利;


3、多人协同与权限控制

多人可以分角色和范围,对不同类型的物料,不同仓库,具有不同的查看和读写权限。控制好权限才能让多人


4、数据可追溯;

基于信息系统可以随时掌握商品在任意历史时间的库存量;


5、全员参与

除了仓库管理员,系统提供微信端的物品查询和申领平台(也可以结合钉钉企业微信),让普通员工可以了解和查询物资库存(限特定的公开物品),并可以在线完成物品申领、审批、发放、进展查询等操作,避免了传统沟通方式信息物品申领OA审批与仓库系统信息不互通,数据不一致等问题。

一些项目也可以随时跟进了解项目专属物资的采购到货、库存、领出情况;


二、如何进一步提高仓库管理水平(进阶篇)

1,预算控制

传统的仓库管理模式,更多依靠事后统计,虽然有审核制度,但是没有信息系统支持,实际审核制度也只能依靠审核人经验判断。而通过预算控制,管理者可以先设定好重要物资一年或整个项目周期最大领出量,实现从人为经验判断到量化控制的变化;


2,做好周转率分析,减少库存积压,库存不足预警

精准分析仓库物料的库存周转率,并设置合理的库存预警,可以避免库存太少临时采购导致物料供应不及时;

对于库存量较大但长期积压的物品,则可以评估合理减少库存占用。


3,通过同比环比分析,找到需求量大幅增加或减少的物品

通过环比,同比分析,结合企业实际业务,即可分析同比大幅增加或减少的物品需求是否属于正常波动;传统的报表,每个月数字孤立去看,其实是很难看出变化的重点,只有进行动态对比,我们才容易发现库存报表中关注的重点。


4,固资、工具等的领出后管理

有些物品属于消耗品,有些则需要还回或作为领出人长期保管,传统的仓库管理软件只是简单管理库存的数量,而《冠唐云仓库》可以扩展支持区分不同物品,重要物品和工具可计入个人名下使用,并可以进行还回、盘点、转移等后续管理;


5,分项目管理,可用库存控制

可用库存指仓库虽然有库存,但是实际处于锁定状态,不能随意出库。例如针对特定项目的库存物品,需要区分开使用,而不能由于库存中有物品就直接被其他用途挪用领出。


6,结合维保工作,设置重要备件的定期保养

仓库中的物品,如果存放时间较长,重要备件是需要进行一定检查和保养的,传统的管理只是承担了一个“数量保管员”的职责,而如何更好关注物品状态,很多企业都缺少对应的信息管理手段。事实上,《冠唐云仓库》系统中,可以通过系统设定仓库物资的各种定时任务,如进行定期的检查,润滑,保养等。