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如何选择一款适合自己企业的仓库管理系统
来源: | 作者:冠唐科技 | 发布时间: 2023-10-25 | 406 次浏览 | 分享到:

选择适合自己企业的仓库管理系统,企业能够实现更高效的操作和更精确的库存控制,选择仓库管理系统可以从这些关键点评估:

1. 理解仓库管理系统的作用和整体要求

仓库系统的基础功能包括物品管理、出入库记录、盘点、多仓库的库存调拨;

进一步,还可以包括采购申请、销售订单、领用申请的全流程处理及对应的出入库操作、发货确认;相较之下,传统的Excel记录方法在数据实时更新、多用户协作、以及数据完整性方面显得力不从心。


后面,我们还将从企业规模、管理制度、物品属性、统计分析、特殊物品管理的改进等多个方面描述,如何从更多角度选择一个适合自己的仓库管理系统。


同时,由于不同企业物品和单据属性有一定差异,仓库管理系统通常需要具有较好的扩展性,能灵活添加物品属性字段,和单据扩展属性;从操作层面,考虑到仓库业务人员处理数据量通常较大,仓库系统应该尽量简单易用,可以比较灵活的处理单据插入,补充,修改,删除等情况;


2. 仓库管理系统的技术演进

在技术不断发展的今天,仓库管理系统也在迈向移动化和智能化。企业可以利用手机APP、微信、钉钉或企业微信等平台,进行库存查询、申领、扫码出入库和现场盘点等工作。这种与移动技术的结合,实现了从传统记账式管理到多平台协同管理的转变,确保单据记录与业务处理的同步完成。

特别是对于已经使用钉钉、企业微信等作为办公平台的企业,可以实现人员角色与系统权限的直接关联,简化操作过程。同时还可以将仓库单据的审批与钉钉、企业微信的审批流结合,OA审批与库存扣减关联。


3. 考虑企业的使用规模

根据企业的具体规模和需求,仓库管理系统选择时的要求和成本投入也会有所不同。

 (1)小型企业或只有一个仓库的公司可能需要一个简单的系统,便于仓库管理员录入数据,而领导层则可以方便地查询库存和统计分析;

 (2)对于有多个仓库和多个管理员的大型企业,系统就需要实现仓库之间的权限和库存管理;

 (3)最复杂的情况是全员参与的情况,例如,销售人员可以手机端查询成品的库存和进行销售订单提交与处理情况跟进,其他人员可以提交物资领用和采购申请。管理人员和仓库管理人员进行业务审批与出入库;不同角色的员工需要在电脑或移动端完成相应的操作和查询,系统必须支持这种复杂的协作。


4. 根据仓库的规模和管理制度

 (1)中小型仓库,物资摆放位置固定,可以通过物品信息的存放位置描述;

 (2)物品动态存放到不同货架库位,取货时按先进先出原则从不同库位拿取,因此出入库时需要动态确定库位;

 (3)一些标准化的工厂,在库位的基础上,需要按托盘、装箱后进行存取;适合大批量操作和定向发货;


5. 根据物品属性定制功能

 系统还需要根据存储物品的不同属性来定制管理功能。

 (1)食品和药品通常需要批次管理;

 (2)贵重物品或大型商品则需要序列号管理;

 (3)机器零部件等成品、原料之间的BOM组合组合关系;

 (4)同一物品多种型号,可以采用多个SKU合并管理的方式;


6. 实现有效的控制和区分管理

  优秀的仓库管理系统应能确保特定项目或用途的库存不被混用,并在申领流程审核通过后实现库存的锁定,防止资源的滥用或浪费。


7. 从单纯的数量管理到提升管理要求

  对于存储重要或高价值物资的企业,仓库管理的重点不仅在于数量,更在于物品的安全和质量。系统需要能够提醒相关人员进行定期的安全检查、设备保养等工作,确保物资的完好。比如有些物品因为不注意定时检查,导致安全隐患甚至泄露爆炸,或带电池的备件长期未充电导致的损坏,都会给企业带来极大的损失;


8. 管理范围的延伸

通常仓库管理系统仅管理库存中的物品,但在有些企业中,仓库领出的固定资产、工具等高价值的物品仍然需要继续管理,有些需要定时退回仓库,这种情况,可以将仓库管理系统扩展延伸到领出后的固定管理,包括资产转移、报废、盘点等,并在退回后重新回到仓库作为旧品使用;

而从企业管理等维度,物品数量由库存数量,与个人或部门在用数量两个部分组成。


9. 通过深入的统计分析发现和改进库存问题

  除了常见的按时间、按供应商、按物品类型汇总,仓库管理系统的作用还包括:

 (1)发现长期滞留,周转率低的物品;

 (2)发现用量、销售量异常变化的物品,比如近期使用出库增幅较多的某类物品等;或销售出库降幅较大的物品;

 (3)对超出预算控制的情况进行预警,比如一年内,某个部门或项目中,某些物品的申领数量超出限额;

 (4)对不同部门、供应商等进行同一维度的交叉对比;

总结:

  选择合适的仓库管理系统是企业物流管理成功的关键。企业需要根据自身的业务需求、物品特性、仓库规模和管理规范,选择一个功能全面、操作简便、能够实现有效控制和深入分析的系统。在这个基础上,结合最新的技术趋势,实现系统的移动化和智能化,将进一步提升企业的物流管理水平,为企业的长期发展奠定坚实的基础。