公益组织（包括红十字会、各种慈善基金会等）主要活动是致力于社会公益事业和解决各种社会性问题，由于公益组织社会价值总要，公众关注度高，管理着大量资源。因此，公益组织的物资管理、捐赠、发放既是很多公益组织的重要核心工作，做好仓库物资管理和发放，有助于提高公益组织工作效果、管理水平，也可以更好的提升工作透明度和公众信任。

1. 管理难点

（1）首先公益组织通常有多层级、分布广的特点；基金会项目管理总仓库与各地多级子仓库存在大量的物资捐赠、集中采购、多级调拨等情况；

（2）各地公益组织仓库与基金会项目管理方有时并非严格的上下级关系，但扶持对象的部分物资却是统一发放的，故需要确保各单位部分物资信息统一的同时不干扰各单位管理其余部分自行采购的物资；

（3）公益组织仓库的物资进出流程与传统的企业进、销、存有很大区别，部分公益组织采用企业仓库进销存类软件发现匹配度不高；

（4）传统企业软件物资领出后就计入消耗了，而公益组织更加关心物资捐赠的监管，以及捐出后物资领用的真实信息反馈等；

综上所述、公益组织需要的往往不是一个记账式的管理软件，而是结合公益组织架构和业务特点，实现多层级物资统一管理（同时保留部分物资各级独立管理需求），将捐赠、采购、领用、发放环节通过信息化手段与仓库物资管理结合的信息平台。

2. 解决方案

结合公益组织仓库管理的要求和难点，冠唐云仓库提供了专门的公益组织版，同时，系统支持与钉钉、企业微信等平台集合，实现易推广、好上手、应用免安装、系统人员一键添加等特点。

2.1 系统角色和功能区分

公益组织版本包括的几类用户角色可分为：

公益慈善组织（一级单位）、基金会项目管理方（一级单位）、合作伙伴（二级单位）、支持对象（三级单位）。

功能区分：

公益慈善组织（一级单位）、基金会项目管理方（一级单位）、合作伙伴（二级单位），可使用领用需求申请模块、捐赠管理模块、同步规则功能。支持对象（三级单位），可使用领用需求申请模块、捐赠管理模块中接收单功能。

2.2 物资如何同步

1、添加支持对象或合作伙伴，其中可根据系统固定生成的唯一密钥一一创建对应的支持对象或合作伙伴。

2、建立同步规则，将事先添加好的支持对象或合作伙伴选择为被同步对象，并选择同步的货品类型，也可以规定此规则下控制的货品类型及货品类型下所属货品是否允许被修改，当同步规则创建完成后，被同步对象系统中将自动被同步发起方添加规则下的货品类型及货品，实现同步规则发起方对被同步对象的货品信息统一管控。

2.3 物资捐赠如何从一个组织同步到另一个组织的仓库系统

1、添加支持对象或合作伙伴，其中可根据系统固定生成的唯一密钥一一创建对应的支持对象或合作伙伴。

2、捐出方创建捐出单，填写捐出单单据信息，选择捐赠对象再添加捐赠货品完善其余单据信息（捐出单的明细信息会根据捐赠对象的接收操作实时更新），保存并提交等待负责人审核。

3、捐赠对象自动生成接收单，捐出单的单据信息对应其接收单，即使是捐赠对象系统中不存在与货品管理台账处的货品，都可以由接收单统一自动添加货品信息到货品管理台账。

2.4 商品版次发生变化的处理

商品更新换代较快且需精准控制版次时，建立替换货品编码，当旧商品被新商品替换后，若领用人在内部物资需求申领选择了旧商品系统将会自动带出新商品提供选择，可有效避免商品领用错误。 

2.6 捐赠对象如何确认物品接收

捐赠对象完成接收单，由捐出方创建并审核通过的捐出单会再自动生成一笔对应捐赠对象的接收单，捐赠对象接收的数据信息（接收人、接收次数、接收数量、接收时间、接收上传图片、接收备注）会向捐出方实时传输。若实际接收数量大于或等于接收进度时，将会自动关闭接收单，捐赠管理流程结束。